在线协作工具,让您的团队全力以赴

或许您感冒了,或许水管工要来修理您漏水的水槽,又或许您正在居家工作。没有什么能成为您高效工作的阻碍,团队正在进行的项目也不应拖延。幸运的是,无论大家shen za您可以使用众多在线工具帮助同事团结协作,无论他们身处何方。让我们来看看其中的几个。

或许您感冒了,或许水管工要来修理您漏水的水槽,又或许您正在居家工作。没有什么能成为您高效工作的阻碍,团队正在进行的项目也不应拖延。幸运的是,无论大家shen za您可以使用众多在线工具帮助同事团结协作,无论他们身处何方。让我们来看看其中的几个。

用于管理任务和工作量

说到项目管理,大多数人会想到 Asana 或 Trello。这些平台非常受欢迎,各行各业的团队每天都在使用它们。

Trello 允许集成更多工具,可以上传更大的文件,并提供了一个综合搜索系统。而 Asana的免费套餐支持更多团队成员,具有更好的通讯功能,且提供更多内置功能。它们的结构和高级套餐相当类似,因此,工具的选择通常取决于个人喜好、经验和特定需求。

大型项目通常具有挑战性,但把细小的工作和任务做好也并非易事。特别是对于那些经常忘记自己承诺的人:答应快速浏览一下提案或发送会议幻灯片,但事后很容易就忘记了。

Todoist Microsoft To Do这样的工具非常适合每天都有成千上万细小任务的人。您可以设置截止日期和提醒、添加注释、根据紧急情况重新安排任务等。如果您的同时同步了他们的账号,每个人都能看到彼此的工作量并相应分配任务。

用于保持联系

没有沟通,就没有成功的协作。并非每个人都有完美天赋可以撰写内容详尽的简报。简报通常会需要附加信息,即使一切看起来都很清楚,仔细检查也不是什么坏事。但是,请将 Facebook Messenger 和 WhatsApp 留给朋友和家人。当您和同事交流时,有许多专门的商务工具可以使用。

如果您比较老派,您可能会立即想到Skype。它完全免费,您可以创建群聊、发送私密信息、添加客户或进行视频通话。它已经被使用了许多年。Skype 很适合不需要太多功能的小团队,它是免费的,且并没有很多限制。

但是,较大的企业应该在良好的沟通平台上进行投入。

Slack 是目前最受欢迎的协同工作工具。它支持私人和公共频道,可以进行1对1聊天,还可以进行最多 9 人的群聊。您还可以发送大文件(最大 1GB),并同时与15人进行视频通话。它的界面易于使用,服务允许集成上百种其他应用。

让 Slack 如此实用的主要原因之一便是它强大的搜索功能。通过它查找旧链接或您想不起来在哪里的消息变得十分容易。您可以按照日期、频道或人员进行搜索,插入关键词就可以轻松找到您想要查找的内容。

此外,如果您所在公司已经订阅了 Microsoft Office 365,Microsoft 的 Teams 平台也值得一试——它不会收取额外费用。尽管设置不是很方便,但它与 Office 365 应用完全集成。如果您的团队不需要 Slack 林林总总的集成,这就是一个好消息。

其他值得考虑的平台有 Flock(优点:无限消息历史记录;缺点:用户界面令人费解)、Discord(优点:无限制的免费语音通话;缺点:隐私问题)、Flowdock(优点:无限消息历史记录;缺点:没有内置语音/视频通话)。

用于共享文件和创意

说到与团队共享文件,可能会有两种选择。您是希望能够在文件上编辑、评论并协作,还是仅仅需要存储空间?或许文件传输服务就是您需要的一切?

文件共享和云存储的前三名提供商是 Google Drive、Dropbox 和 OneDrive。在它们之间进行选择有点棘手,因此以下提供了三者的简短摘要:

  1. Google Drive 为企业账号提供了直观的 UX 和无限的存储空间。它可以在 Mac、Windows、Android 和 iOS 上运行,并与 MS Office 文件无缝集成。Google Drive 文件共享和编辑功能使其在竞争中脱颖而出,它还提供全天候客户支持(可通过聊天、电子邮件和电话的形式提供。)

    不过,要想使用它的全部功能,企业还需要购买 Google 的其他产品。可是,Google Drive 的主要问题是安全性。Google 可以访问、扫描和分析您的数据。它将这些信息用于广告,并根据这些信息调整您的 Google 搜索结果。Drive 还链接到 Gmail 地址,因此,一旦一个账号出了问题,可能意味着对于整个团队甚至整个公司都出现了问题。

  2. One Drive 比 Google Drive 更便宜,每名用户的费用低至 5 美元(Google 是10美元)。与 Google Drive 非常相似,如果您没有购买其他 Microsoft 产品,您就无法享受所有的功能。但是,如果您的企业已经使用了 Office 365、Microsoft Teams 和 Microsoft Exchange,那么选择 OneDrive 连想都不用想。由于它与其他 Microsoft 产品无缝集成,同事与组织之间能够实现更kuai su、更顺畅地进行协作。如果您想找的只是一款出色的独立云存储解决方案,并不在乎共享和权限管理工具,OneDrive 同样能够满足您要求。但是,OneDrive 不提供无限的存储选项,每个用户都有 1TB 的存储上限 ,最大文件为 15GB。如果离线编辑是必要选项,那么您最好转投另一家提供商。

  3. Dropbox 提供了无限制的存储空间,并允许上传最大 50GB 的文件。您可以通过浏览器在线访问 Dropbox,也可以使用设备上的文件夹简单地拖放文件。作为云存储的先驱,它提供了众多功能,例如远程文件擦除、端到端加密和手动权限管理。在安全性方面,Dropbox 也处于领先地位。它是开源的任何人都可以自编代码并修补可能的任何漏洞。但是,Dropbox 是三者中最贵的,起价为每名用户每月 12.5 美元。此外,与 Google 和 Microsoft 不同的是,它不扫描文件中的病毒,因此,如果一位同事上传了受感染的文件,与该账号关联的所有设备都可能受到恶意软件的侵扰。但是,这也意味着它将不会扫描您的数据并将其出售给第三方。

文如果您需要的不是无限(且昂贵!)的 TB 级存储,又有什么?如果您只需要一种可以与同事快速高效分享文件的工具,并且不需要在线编辑功能,您可以选择 WeTransfer 一类更便宜的服务。WeTransfer 只提供一种功能,因此不如其他几款工具那样面面俱到,但它可以快速完成工作。拥有 1TB 的空间、出色的上传和下载速度、有效期以及受密码保护的文件,您完成项目所需的一切可能都已囊括。

您如何为自己和团队选择合适的服务?

  • 知道自己需要什么。也许您的创业公司暂时还不需要 30TB 的存储空间,也暂时用不到 Trello 提供的每一项功能?但是,您希望寻找一种升级自己账号的服务,满足您的需求。如此一来,您不必寻找其他解决方案,而是随着团队的成长将整个团队从一个平台迁移到另一个平台。

  • 考虑兼容性。如果您使用 MS Office,在 OneDrive 上保存和共享文件就更加容易。但是,如果您的团队更喜欢 Google Docs,使用 Google Drive 就合情合理。始终着眼于如何将新工具集成到您已在使用的工具。这将会使协作和执行日常任务更加简单且快捷。

  • 注意安全性。供应商是否有已知的隐私问题?他们留存备份吗?您自然不希望多年的心血付诸东流,无法恢复。可提供双重身份验证码?如此之多的人都在使用包含敏感公司数据的在线工具和账号,您希望它安全无虞。

保障您工具的安全

选择供应商时,安全是重中之重,但是,您自己也必须保护账号的安全。鼓励您的同事使用难以猜到的复杂长密码。并使用密码管理器将密码全部安全存储。安全的密码共享对于团队远程工作至关重要。您不可能走到某些人的办公桌旁,悄悄告诉他们mi ma 您也绝对不能把密码用纯文本发送给他们。

NordPass 可以让您安全的共享密码,它将密码发送到另一位用户的保管库,确保过程安全无虞。您随可以时授予或撤销对密码的访问权限,所有密码都将被安全保存在云端。有了我们无懈可击的 XChaCha20 加密技术,无人能够染指这些机密信息。

远程工作从未如此简单——您只需牢记采取安全。

Monica Webster
验证作者
Monica 是我们内容团队的灵魂人物。她的活泼和创造力让她的文章熠熠生辉。她喜欢研究各种安全相关问题,并给读者带来有用的提示。在不撰写技术文章的时候,她投身于艺术。