在线协作工具,让您的团队全力以赴

或许您感冒了,或许水管工要来修理您漏水的水槽,又或许您正在居家工作。没有什么能成为您高效工作的阻碍,团队正在进行的项目也不应拖延。幸运的是,无论大家在哪里您可以使用众多在线工具帮助同事团结协作,无论他们身处何方。让我们来看看其中的几个。

或许您感冒了,或许水管工要来修理您漏水的水槽,又或许您正在居家工作。没有什么能成为您高效工作的阻碍,团队正在进行的项目也不应拖延。幸运的是,无论大家在哪里您可以使用众多在线工具帮助同事团结协作,无论他们身处何方。让我们来看看其中的几个。

用于管理任务和工作量

说到项目管理,大多数人会想到 Asana 或 Trello。这些平台非常受欢迎,各行各业的团队每天都在使用它们。

Trello允许集成更多工具,可以上传更大的文件,并提供了一个综合搜索系统。而 Asana的免费套餐支持更多团队成员,具有更好的通讯功能,且提供更多内置功能。它们的结构和高级套餐相当类似,因此,工具的选择通常取决于个人喜好、经验和特定需求。

大型项目通常具有挑战性,但把细小的工作和任务做好也并非易事。特别是对于那些经常忘记自己承诺的人:答应快速浏览一下提案或发送会议幻灯片,但事后很容易就忘记了。

TodoistMicrosoft To Do这样的工具非常适合每天都有成千上万细小任务的人。您可以设置截止日期和提醒、添加注释、根据紧急情况重新安排任务等。如果您的同时同步了他们的账号,每个人都能看到彼此的工作量并相应分配任务。

用于保持联系

没有沟通,就没有成功的协作。并非每个人都有完美天赋可以撰写内容详尽的简报。简报通常会需要附加信息,即使一切看起来都很清楚,仔细检查也不是什么坏事。但是,请将 Facebook Messenger 和 WhatsApp 留给朋友和家人。当您和同事交流时,有许多专门的商务工具可以使用。

如果您比较老派,您可能会立即想到Skype。它完全免费,您可以创建群聊、发送私密信息、添加客户或进行视频通话。它已经被使用了许多年。Skype 很适合不需要太多功能的小团队,它是免费的,且并没有很多限制。

但是,较大的企业应该在良好的沟通平台上进行投入。

Slack是目前最受欢迎的协同工作工具。它支持私人和公共频道,可以进行1对1聊天,还可以进行最多 9 人的群聊。您还可以发送大文件(最大 1GB),并同时与15人进行视频通话。它的界面易于使用,服务允许集成上百种其他应用。

让 Slack 如此实用的主要原因之一便是它强大的搜索功能。通过它查找旧链接或您想不起来在哪里的消息变得十分容易。您可以按照日期、频道或人员进行搜索,插入关键词就可以轻松找到您想要查找的内容。

此外,如果您所在公司已经订阅了 Microsoft Office 365,Microsoft 的 Teams平台也值得一试——它不会收取额外费用。尽管设置不是很方便,但它与 Office 365 应用完全集成。如果您的团队不需要 Slack 林林总总的集成,这就是一个好消息。

其他值得考虑的平台有Flock(优点:无限消息历史记录;缺点:用户界面令人费解)、Discord(优点:无限制的免费语音通话;缺点:隐私问题)、Flowdock(优点:无限消息历史记录;缺点:没有内置语音/视频通话)。

用于共享文件和创意

说到与团队共享文件,可能会有两种选择。您是希望能够在文件上编辑、评论并协作,还是仅仅需要存储空间?或许文件传输服务就是您需要的一切?

文件共享和云存储的前三名提供商是 Google Drive、Dropbox 和 OneDrive。在它们之间进行选择有点棘手,因此以下提供了三者的简短摘要:

  1. Google Drive为企业账号提供了直观的 UX 和无限的存储空间。它可以在 Mac、Windows、Android 和 iOS 上运行,并与 MS Office 文件无缝集成。Google Drive 文件共享和编辑功能使其在竞争中脱颖而出,它还提供全天候客户支持(可通过聊天、电子邮件和电话的形式提供。)

    不过,要想使用它的全部功能,企业还需要购买 Google 的其他产品。可是,Google Drive 的主要问题是安全性。Google 可以访问、扫描和分析您的数据。它将这些信息用于广告,并根据这些信息调整您的 Google 搜索结果。Drive 还链接到 Gmail 地址,因此,一旦一个账号出了问题,可能意味着对于整个团队甚至整个公司都出现了问题。

  2. One Drive比 Google Drive 更便宜,每名用户的费用低至 5 美元(Google 是10美元)。与 Google Drive 非常相似,如果您没有购买其他 Microsoft 产品,您就无法享受所有的功能。但是,如果您的企业已经使用了 Office 365、Microsoft Teams 和 Microsoft Exchange,那么选择 OneDrive 连想都不用想。由于它与其他 Microsoft 产品无缝集成,同事与组织之间能够实现更快速、更顺畅地进行协作。如果您想找的只是一款出色的独立云存储解决方案,并不在乎共享和权限管理工具,OneDrive 同样能够满足您要求。但是,OneDrive 不提供无限的存储选项,每个用户都有 1TB 的存储上限 ,最大文件为 15GB。如果离线编辑是必要选项,那么您最好转投另一家提供商。

  3. Dropbox提供了无限制的存储空间,并允许上传最大 50GB 的文件。您可以通过浏览器在线访问 Dropbox,也可以使用设备上的文件夹简单地拖放文件。作为云存储的先驱,它提供了众多功能,例如远程文件擦除、端到端加密和手动权限管理。在安全性方面,Dropbox 也处于领先地位。它是开源的任何人都可以自编代码并修补可能的任何漏洞。但是,Dropbox 是三者中最贵的,起价为每名用户每月 12.5 美元。此外,与 Google 和 Microsoft 不同的是,它不扫描文件中的病毒,因此,如果一位同事上传了受感染的文件,与该账号关联的所有设备都可能受到恶意软件的侵扰。但是,这也意味着它将不会扫描您的数据并将其出售给第三方。

文如果您需要的不是无限(且昂贵!)的 TB 级存储,又有什么?如果您只需要一种可以与同事快速高效分享文件的工具,并且不需要在线编辑功能,您可以选择 WeTransfer一类更便宜的服务。WeTransfer 只提供一种功能,因此不如其他几款工具那样面面俱到,但它可以快速完成工作。拥有 1TB 的空间、出色的上传和下载速度、有效期以及受密码保护的文件,您完成项目所需的一切可能都已囊括。

您如何为自己和团队选择合适的服务?

  • 知道自己需要什么。也许您的创业公司暂时还不需要 30TB 的存储空间,也暂时用不到 Trello 提供的每一项功能?但是,您希望寻找一种升级自己账号的服务,满足您的需求。如此一来,您不必寻找其他解决方案,而是随着团队的成长将整个团队从一个平台迁移到另一个平台。

  • 考虑兼容性。如果您使用 MS Office,在 OneDrive 上保存和共享文件就更加容易。但是,如果您的团队更喜欢 Google Docs,使用 Google Drive 就合情合理。始终着眼于如何将新工具集成到您已在使用的工具。这将会使协作和执行日常任务更加简单且快捷。

  • 注意安全性。供应商是否有已知的隐私问题?他们留存备份吗?您自然不希望多年的心血付诸东流,无法恢复。可提供双重身份验证码?如此之多的人都在使用包含敏感公司数据的在线工具和账号,您希望它安全无虞。

保障您工具的安全

选择供应商时,安全是重中之重,但是,您自己也必须保护账号的安全。鼓励您的同事使用难以猜到的复杂长密码。并使用密码管理器将密码全部安全存储。安全的密码共享对于团队远程工作至关重要。您不可能走到某些人的办公桌旁,悄悄告诉他们密码您也绝对不能把密码用纯文本发送给他们。

NordPass可以让您安全的共享密码,它将密码发送到另一位用户的保管库,确保过程安全无虞。您随可以时授予或撤销对密码的访问权限,所有密码都将被安全保存在云端。有了我们无懈可击的 XChaCha20 加密技术,无人能够染指这些机密信息。

远程工作从未如此简单——您只需牢记采取安全。

Monica Webster
验证作者
Monica is the spirit of our content team. Her bubbliness and creativity sparkle her articles. She loves to investigate various security related problems and bring useful tips to readers. When she is not writing about technology, she explores art.